Magazzino per piccoli negozi: come tenerlo in ordine

A non perdere soldi in due modi opposti. Il primo è la merce che manca: il cliente chiede, tu non hai, lui compra altrove. Il secondo è la merce ferma: soldi tuoi che stanno su uno scaffale, e che a volte scadono o passano di moda.

In un negozio piccolo il magazzino è spesso nella testa di chi lo gestisce. Funziona finché quella persona c’è sempre, non si ammala e non va in ferie. Metterlo per iscritto serve a questo: a far sì che il negozio sappia cosa ha, anche quando tu non ci sei.

• Giacenza: quanti pezzi hai adesso di un articolo.
• Carico: la merce che entra, di solito quando arriva la consegna del fornitore.
• Scarico: la merce che esce, perché l’hai venduta, usata, regalata o buttata.
• Scorta minima: la quantità sotto cui vuoi essere avvisato, perché è ora di riordinare.
• Inventario: il conteggio di quello che c’è davvero sullo scaffale, per confrontarlo con i numeri scritti.

A queste si aggiunge l'unità di misura, che sembra un dettaglio e non lo è: pezzi, chili, litri, confezioni. Se compri a cartoni da dodici e vendi a pezzo singolo, decidi una volta sola in quale unità tieni la giacenza, di solito quella in cui vendi, e registra il carico già convertito: un cartone sono dodici pezzi.

Non serve altro. Parole come «rotazione» o «indice di copertura» sono utili a chi ha migliaia di articoli; a te serve sapere cosa hai e cosa sta per finire.

Dall’errore da evitare: voler caricare tutto l’assortimento in un fine settimana. Ci si stanca a metà e non si riprende più. Parti così:

1. Scrivi i venti articoli che vendi di più. Li conosci a memoria.
2. Per ognuno conta quanti ne hai oggi e scrivi la giacenza.
3. Decidi la scorta minima, anche a occhio: la correggerai.
4. Da quel giorno, quando arriva merce registri il carico; gli altri articoli li aggiungi man mano che arrivano con le consegne.

In un paio di mesi hai dentro quasi tutto quello che si muove, senza aver fatto un solo pomeriggio di inserimento dati. Quello che non è mai entrato in due mesi, probabilmente è merce ferma: è già un’informazione.

Con una domanda: quanti pezzi vendo nel tempo che il fornitore impiega a consegnare? Mettiamo che di un articolo tu venda circa due pezzi al giorno e che il fornitore consegni in cinque giorni: nel frattempo ne vendi dieci. La scorta minima è dieci, più un margine per la settimana in cui va meglio del solito: diciamo quattordici.

Per gli articoli che vendi di rado il ragionamento è diverso: spesso basta averne uno, e riordinare quando lo vendi. Per i prodotti stagionali la scorta minima cambia durante l’anno: alzala prima della stagione e abbassala alla fine, per non restare con la merce sullo scaffale.

La scorta minima non è una formula esatta: è un numero che aggiusti. Se un articolo finisce spesso, alzala. Se resta sempre lì, abbassala.

Qui si decide tutto. Un magazzino con i numeri sbagliati è peggio di nessun magazzino, perché ti fidi di un dato falso. Servono due abitudini.

Il carico si fa quando arriva la merce, non la sera e non «quando ho tempo». Apri il collo, controlli che corrisponda al documento del fornitore, registri. Se manca qualcosa lo scopri subito, quando puoi ancora contestarlo.

Lo scarico si fa quando la merce esce, qualunque sia il motivo. Le vendite sono la parte facile. Quelle che si dimenticano sono le altre uscite: il prodotto rotto, quello scaduto, l’omaggio al cliente affezionato, il pezzo usato in negozio. Se non le registri, a fine anno ti mancano pezzi e non sai perché.

L’inventario di fine anno, quello in cui si conta tutto, serve per i conti e di solito te lo chiede il commercialista. Ma per tenere affidabili i numeri durante l’anno c’è un metodo più leggero: il conteggio a rotazione.

Ogni settimana conti uno scaffale o una categoria: dieci minuti prima di aprire. Confronti con la giacenza scritta e correggi. In qualche mese hai contato tutto il negozio senza mai chiudere, e le differenze le trovi quando sono piccole.

Magazzino e fornitori sono due facce della stessa cosa. Quando arriva la merce, arriva anche una fattura da pagare, con una scadenza. Se tieni insieme le due informazioni sai non solo cosa hai sullo scaffale, ma anche quanto devi ancora pagare di quello che c’è sopra.

Registrare i prezzi di acquisto ti aiuta anche a capire quanto guadagni davvero su un articolo. Mettiamo che un prodotto ti costi sei euro e lo venda a dieci: sembra un buon margine, finché il fornitore non alza il prezzo a sette e tu te ne accorgi tre mesi dopo. Se a ogni carico guardi il prezzo della fattura e lo confronti con quello di prima, gli aumenti li vedi quando arrivano, e decidi subito se ritoccare il listino.

Tieni per ogni articolo il fornitore da cui lo compri di solito: il giorno del riordino l’elenco degli articoli sotto scorta, diviso per fornitore, è già il tuo ordine.

Con Plannify il magazzino è una delle cose che chiedi alla squadra di agenti IA quando racconti come lavori: gli articoli con la giacenza e la scorta minima, l’elenco «da riordinare», il fornitore di ogni articolo. Puoi chiedere anche un’automazione del tipo «quando un articolo scende sotto la scorta minima, avvisami».

In pochi minuti è pronto, con qualche dato d’esempio per provarlo: lo usi dal computer e dal telefono. Per farci entrare chi lavora con te, ognuno con il suo ruolo, lo mettiamo online noi su un server tuo. Se dopo un mese ti accorgi che manca qualcosa, lo chiedi scrivendo: «aggiungi i fornitori», «dividi gli articoli per scaffale». La modifica si vede subito, e i dati restano.

Cosa non fa: non è un registratore di cassa, non emette scontrini e non si collega alla cassa che hai. Se vendi a ritmo di cassa, con migliaia di articoli, ti serve uno strumento collegato al registratore. Per costruire il gestionale e per cambiarlo servono il tuo PC acceso con l’app Plannify e un modello IA, anche gratuito.

Online si usa dal computer e dal telefono, anche in piedi davanti allo scaffale. Qualche esempio è nella pagina del gestionale per negozi e in «Il mio gestionale».