Gestionale per parrucchieri: cosa deve avere

L’agenda è il cuore del salone, e l’agenda di carta ha un difetto solo: non sa fare i conti. Non sa che un colore con piega dura due ore e una piega da sola quaranta minuti, e non ti avvisa se hai segnato tre persone su due poltrone.

Un’agenda fatta bene parte dai servizi con la loro durata. Quando segni «taglio e piega» per la signora Carla alle 10, l’agenda occupa da sola il tempo giusto. Poi conosce gli orari di apertura, i giorni di chiusura e quante postazioni hai: se siete in due a lavorare, accetta due clienti insieme e rifiuta il terzo.

• durata e prezzo per ogni servizio, modificabili quando cambi listino;
• orari diversi per giorno: il sabato orario continuato, il lunedì chiuso;
• numero di poltrone o di persone che lavorano insieme;
• nessuna sovrapposizione: se l’ora è occupata, te lo dice subito;
• vista del giorno e della settimana, leggibile anche su uno schermo piccolo.

Una cosa a cui pensare sono i tempi di posa. Durante la posa del colore la poltrona è occupata ma tu sei libera: molti saloni in quel tempo fanno un taglio. Non tutte le agende lo gestiscono; se per te è importante, prova questo caso prima di scegliere.

La scheda cliente è la memoria del salone. Serve a una cosa precisa: quando la cliente torna dopo due mesi e dice «come l’altra volta», tu sai cos’era l’altra volta.

• nome, telefono e, se la cliente è d’accordo, email;
• lo storico degli appuntamenti: cosa ha fatto e quando;
• le note tecniche: formula del colore, tempi di posa, prodotti usati;
• le preferenze e le attenzioni: cute sensibile, allergie che ti ha riferito, prodotti da evitare;
• quanto ha speso e se ha qualcosa in sospeso.

Un appuntamento saltato è una poltrona vuota che non si recupera. Il promemoria del giorno prima è il modo più semplice per ridurre le dimenticanze, e dà anche alla cliente l’occasione di avvisarti in tempo se non può venire, così l’ora la dai a un’altra.

Controlla due cose. Primo: da quale canale parte il messaggio. È meglio che arrivi dal tuo numero o dalla tua email, così la cliente riconosce il salone e può rispondere. Secondo: che si possa scegliere quando mandarlo, o spegnerlo per chi non lo vuole.

In un salone ci sono due tipi di merce: quella che usi per lavorare (tubi di colore, ossigeno, shampoo tecnici) e quella che vendi alle clienti (maschere, oli, prodotti per casa). Finire a metà pomeriggio il tono più richiesto è un problema che si evita con poco.

Non ti serve un magazzino da grande distribuzione. Ti bastano la quantità che hai, la scorta minima sotto cui vuoi essere avvisata, e un elenco «da riordinare» da guardare il giorno in cui chiami il rappresentante. Se vuoi approfondire, ne parliamo in magazzino per piccoli negozi: i principi sono gli stessi.

La maggior parte degli incassi di un salone arriva da clienti privati e passa dal registratore telematico, che emette il documento commerciale. Il gestionale non lo sostituisce: sono due strumenti diversi.

Il gestionale ti serve per il resto: le fatture quando un cliente le chiede o quando lavori per un’azienda (un servizio fotografico, una sfilata, un matrimonio pagato da un’agenzia), le fatture dei fornitori da pagare con le loro scadenze, e un quadro semplice di entrate e uscite del mese.

Perché in salone il computer, quando c’è, sta alla cassa, e tu sei alla poltrona. La cliente che esce e vuole fissare il prossimo appuntamento non aspetta che tu vada ad accendere un PC. E la sera, a casa, vuoi poter guardare la giornata di domani senza tornare in negozio.

Provalo così: apri l’agenda dal telefono e segna un appuntamento con una mano sola. Se ci riesci in meno di mezzo minuto, va bene.

Tessere a punti, campagne promozionali, statistiche con venti grafici, la app col nome del salone. Sono cose che possono servire, ma dopo. Se l’agenda è scomoda, nessuna tessera a punti ti ripaga del tempo perso ogni giorno.

C’è poi una domanda che conviene farsi prima di tutte le altre: chi userà il gestionale oltre a te? Se in salone lavorano una collaboratrice o un’apprendista, devono poter segnare un appuntamento senza chiederti come si fa. Falle provare il programma prima di decidere: se dopo cinque minuti si muove da sola, è quello giusto. Se deve chiamarti a ogni passaggio, l’agenda di carta tornerà sul banco entro un mese, e avrai due agende che non vanno d’accordo.

Un buon ordine è questo: prima l’agenda, poi le schede cliente, poi i prodotti, poi i conti. Una cosa alla volta, una settimana per ciascuna.

Con Plannify racconti il salone con parole tue: quante siete, che servizi fate, cosa vuoi tenere in ordine, cosa deve succedere da solo. La squadra ti fa le domande del tuo mestiere e costruisce il gestionale con il modello IA che scegli. In pochi minuti è pronto, con qualche dato d’esempio per provarlo.

Dentro ci metti quello che serve a te. Per esempio: l’agenda per poltrona o per collaboratrice, con la durata di ogni servizio e i tempi di posa; la scheda della cliente con la formula del colore; i prodotti con la scorta minima e l’avviso quando stanno per finire; il promemoria del giorno prima per email; e, quando lo mettiamo online, un’area dove le clienti si registrano e prenotano da sole. Sono esempi: le sezioni le decidi tu.

Sta dentro Plannify, all’indirizzo plannify.it/gestionali/ seguito dal nome che scegli, e lo usi dal computer e dal telefono. Finché è lì ci entri solo tu; per farci entrare le collaboratrici, ognuna con il suo ruolo, lo mettiamo online noi su un server tuo. Dopo lo cambi scrivendo in chat, e la modifica si vede subito.

Cosa non fa. Non è un registratore di cassa e non emette scontrini. Le fatture elettroniche le mandi tu, con il servizio che usi già. Non incassa i pagamenti delle clienti. E per costruirlo o cambiarlo servono il PC acceso con l’app Plannify e un modello IA, anche gratuito.

Qualche esempio in più è nella pagina gestionale per parrucchieri; per i centri estetici c’è quella per l’estetica.