Fattura elettronica per forfettari: cosa serve davvero

Fino a qualche anno fa chi era in regime forfettario poteva fare le fatture di carta o in PDF. L’obbligo è arrivato in due tempi: prima per chi superava una certa soglia di ricavi, poi, dal 1° gennaio 2024, per tutti i forfettari.

Oggi quindi la regola è semplice: se hai la partita IVA ed emetti una fattura, la fattura è elettronica. Restano alcune situazioni particolari, per esempio le prestazioni sanitarie verso le persone, che seguono regole proprie: se ti riguardano, il commercialista sa dirti come comportarti.

Non è un PDF mandato per email. È un file in formato XML, scritto secondo uno schema preciso che si chiama FatturaPA, che passa dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Il Sistema controlla che il file sia formalmente corretto e lo consegna al destinatario.

Una fattura scritta in PDF e mandata al cliente, per il fisco, non è stata emessa. Il PDF puoi sempre darlo come copia di cortesia, e ai clienti privati una copia va consegnata, ma quello che conta è il file passato dal Sistema.

1. Uno strumento che prepari il file XML. Può essere un gestionale, un programma di fatturazione o la procedura gratuita che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione nel suo portale.
2. Un modo per inviare il file al Sistema di Interscambio. Alcuni programmi lo fanno per te; altrimenti carichi il file tu nel portale dell’Agenzia, oppure lo invii via PEC.
3. Un servizio di conservazione. Le fatture elettroniche vanno conservate secondo le regole previste per i documenti informatici. L’Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito, a cui si aderisce dal portale.
4. I dati giusti del cliente. Partita IVA o codice fiscale, indirizzo, e il codice destinatario o la PEC a cui vuole ricevere le fatture.

Non ti servono per forza la firma digitale per fatturare ai privati e alle aziende, né un programma costoso. Ti serve uno strumento con cui ti trovi bene, perché lo userai ogni volta che incassi.

La fattura del forfettario ha una particolarità: non ha IVA. Non la addebiti al cliente e non la versi. Per questo nel file vanno indicate alcune cose in modo preciso:

• il regime fiscale forfettario, che nel tracciato ha un suo codice;
• la natura dell’operazione, cioè il motivo per cui non c’è IVA, anche questa con un suo codice;
• il riferimento normativo al regime forfettario, nella descrizione o nelle note;
• l'imposta di bollo, quando è dovuta.

Un buon programma queste voci le mette da solo una volta che gli hai detto che sei forfettario. Tu controlli la prima fattura insieme al commercialista, poi le altre escono uguali.

Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro è dovuta l’imposta di bollo da 2 euro. Le fatture dei forfettari sono senza IVA, quindi la regola le riguarda quasi sempre.

Sulla fattura elettronica il bollo non si attacca: si indica nel file che è stato assolto in modo virtuale, e si versa poi periodicamente attraverso i servizi dell’Agenzia delle Entrate. Puoi scegliere se addebitare i 2 euro al cliente o tenerli a tuo carico: mettiamo una fattura da 300 euro, il cliente pagherà 302 oppure 300, secondo quello che avete concordato.

Sono l’indirizzo a cui il Sistema di Interscambio consegna la fattura. Il codice destinatario è un codice di sette caratteri che le aziende ricevono dal loro programma di fatturazione. In alternativa il cliente può darti la sua PEC.

Se il cliente è un privato senza partita IVA, o non ti ha comunicato niente, si usa il codice convenzionale di sette zeri: la fattura gli viene messa a disposizione nella sua area riservata del portale dell’Agenzia, e tu gli consegni una copia, di carta o in PDF.

Le fatture elettroniche si numerano come quelle di carta: una numerazione progressiva, senza buchi e senza doppioni, che di solito riparte a ogni anno. Se usi un programma, lascia che il numero lo assegni lui; se ne usi due, per esempio uno in negozio e uno a casa, dai a ciascuno una serie diversa, altrimenti prima o poi escono due fatture con lo stesso numero.

Una fattura già passata dal Sistema di Interscambio non si cancella e non si modifica. Se hai sbagliato l’importo o il cliente, si rimedia con una nota di credito, che annulla in tutto o in parte la fattura sbagliata, e poi con una fattura nuova, corretta. Se invece il file è stato scartato dal Sistema, la fattura non risulta emessa: la correggi e la invii di nuovo.

• Pensare che il PDF basti. Se il file non è passato dal Sistema di Interscambio, la fattura non risulta emessa.
• Dimenticare i tempi. La fattura va trasmessa entro un termine preciso dalla data dell’operazione: non rimandare a fine mese senza aver chiesto al commercialista come organizzarti.
• Ignorare gli scarti. Se il Sistema scarta il file per un errore, la fattura va corretta e inviata di nuovo. Controlla sempre l’esito.
• Sbagliare i dati del cliente. Una partita IVA con una cifra sbagliata è il motivo di scarto più banale. Salva i clienti una volta, bene.
• Dimenticare il bollo sulle fatture sopra i 77,47 euro.
• Non attivare la conservazione. Aver inviato la fattura non vuol dire averla conservata a norma.

Con Plannify il gestionale lo fa costruire a una squadra di agenti IA, e le fatture sono una delle cose che puoi chiedere. Se dici alla squadra che sei forfettario, chiedi che le fatture escano senza IVA, con il riferimento di legge al regime e, sopra i 77,47 euro, con la riga del bollo da 2 euro, e controlli il risultato con una fattura di prova. Il file XML e l’invio al Sistema di Interscambio restano al servizio che usi già (per esempio quello gratuito dell’Agenzia delle Entrate).

Cosa non fa, detto chiaro: Plannify non invia la fattura al Sistema di Interscambio e non fa la conservazione. L’invio lo fai tu, caricando il file nel servizio che usi già: per esempio il portale dell’Agenzia delle Entrate. Per la conservazione usi il servizio che hai scelto, per esempio quello gratuito dell’Agenzia. Ritenuta d’acconto e contributo alla cassa di previdenza dipendono dalla tua posizione: se ti servono, parlane prima con il commercialista, e poi di’ alla squadra cosa deve comparire in fattura.

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