Cosa chiedere a un gestionale prima di sceglierlo

Da te, non dall’elenco delle funzioni. Prima di guardare qualunque prodotto scrivi su un foglio le cinque cose che fai ogni giorno e che oggi ti costano fatica: segnare gli appuntamenti, ritrovare il numero di un cliente, fare la fattura, sapere chi deve ancora pagare, capire cosa riordinare.

Quel foglio è il tuo metro. Un gestionale che fa bene quelle cinque cose vale più di uno che ne fa cinquanta e nasconde le tue dietro tre menu. Se poi vuoi capire come si costruisce un gestionale partendo proprio dal tuo mestiere, c’è l’articolo su come creare un gestionale su misura senza programmare.

1. Posso provarlo gratis, con i miei dati? Una dimostrazione con dati finti dice poco. Devi vedere i tuoi clienti e i tuoi servizi.
2. Funziona bene dal telefono? Non «si apre»: funziona. Prova a segnare un appuntamento con una mano sola, in piedi.
3. Parla la lingua del mio mestiere? Un parrucchiere ha poltrone e servizi con una durata, un’officina ha veicoli e lavorazioni, un negozio ha articoli e scorte.
4. Quanto ci metto a fare le tre cose più frequenti? Contale in tocchi. Se per un appuntamento ne servono dieci, dopo un mese tornerai al quaderno.

1. Posso esportare tutto, quando voglio, in un formato che si apre altrove? Clienti, fatture, movimenti. È la domanda più importante: i dati sono il tuo lavoro.
2. Posso cancellare il mio account e i miei dati? E cosa succede ai dati se smetto di pagare?
3. I miei dati sono separati da quelli degli altri clienti? Chiedi che te lo scrivano.
4. Ci sono copie di sicurezza? Ogni quanto, e come si recupera un dato cancellato per errore.

In Italia la fattura elettronica viaggia in un formato preciso, un file XML, e passa dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Un gestionale può aiutarti in punti diversi di questo percorso, ed è bene sapere in quali.

• Prepara il file XML della fattura elettronica?
• La invia anche al Sistema di Interscambio, o l’invio lo faccio io con un altro servizio? Non c’è una risposta giusta: basta saperlo prima.
• Gestisce il mio regime fiscale? Per esempio il forfettario, che ha regole sue. Ne parla l’articolo sulla fattura elettronica per forfettari.
• Registra anche le fatture dei fornitori e i movimenti della banca? Senza le uscite, i conti sono a metà.
• Cosa può scaricare il mio commercialista?

• Quanto costa al mese, tutto compreso? Chiedi il prezzo con le sezioni che userai davvero, e se è con o senza IVA.
• Cosa si paga a parte? Utenti in più, messaggi inviati, assistenza, spazio per i documenti.
• C’è un vincolo di durata? Posso disdire quando voglio, e come?
• Il prezzo cambia se cresco? Più clienti, più sedi, più collaboratori.
• L’assistenza risponde in italiano, e come?

Diffida dei prezzi che si scoprono solo dopo una telefonata. Un listino pubblico è un segno di rispetto per il tuo tempo.

• Non si può provare senza parlare con un venditore. Se per vedere il prodotto serve un appuntamento, per disdirlo ne serviranno due.
• L’esportazione è a pagamento o su richiesta. I dati sono tuoi: portarli via non deve essere un favore.
• Promette di fare tutto. Nessuno strumento fa bene ogni cosa. Fidati di più di chi scrive chiaramente cosa non fa.
• Dal telefono si vede una versione ridotta. Se lavori in piedi, fra un cliente e l’altro, il telefono è il tuo schermo principale.
• Le parole non sono le tue. Se devi tradurre ogni voce del menu nel linguaggio del tuo lavoro, la fatica non finirà con l’abitudine.

Nessuno di questi segnali da solo è una condanna. Ma se ne trovi due o tre insieme, continua a cercare: cambiare gestionale dopo un anno costa molto più di una settimana di prove in più.

1. Inserisci tre clienti veri, con telefono ed email.
2. Inserisci i tuoi servizi o prodotti principali, con durata o prezzo.
3. Segna un appuntamento per domani, dal telefono.
4. Prepara un preventivo e una fattura a uno dei tre clienti.
5. Registra una spesa o una fattura di un fornitore.
6. Esporta tutto e apri il file.
7. Guarda la schermata iniziale: ti dice cosa succede oggi, o devi andarlo a cercare?

Se in un’ora sei arrivato in fondo senza cercare un manuale, quel gestionale fa per te. Se ti sei fermato al secondo passo, nessuna funzione avanzata compenserà la fatica quotidiana.

Con «Il mio gestionale» scrivi con parole tue cosa ti serve, rispondi alle domande e una squadra di agenti IA costruisce il gestionale sul tuo lavoro. In pochi minuti è pronto, con qualche dato d’esempio per provarlo. Dentro ci sono le sezioni che hai chiesto tu, e poche altre.

• Telefono: si usa nel browser, dal computer e dal telefono; sul telefono lo aggiungi alla schermata Home e lo apri come un’app. Non c’è un’app negli store, e senza connessione non funziona.
• Dati: gli account del gestionale sono separati da quelli di Plannify, e i dati di ogni gestionale da quelli di tutti gli altri. Quando lo cambi i dati restano. Ogni notte facciamo una copia di sicurezza, che teniamo 14 giorni.
• Fatture: tiene le fatture e i pagamenti come li vuoi tu; l’invio al Sistema di Interscambio lo fai tu, con il servizio che usi già. Non è un registratore di cassa.
• Collaboratori: finché non è online lo usi solo tu. Quando lo mettiamo online sul tuo server li inviti con ruoli e permessi, e ognuno vede solo quello che deve; i permessi li controlla il server.
• Intelligenza artificiale: per crearlo e per ogni modifica serve un modello IA, anche gratuito. Se scegli un modello che gira sul tuo computer, in quei momenti il computer deve essere acceso.
• Prezzi: crearlo e usarlo è gratis, con l'IA che scegli tu (anche gratuita). Si paga solo il servizio che lo mette online per il tuo team, col tuo dominio, e i prezzi li vedi prima di ordinarlo.

Se vuoi qualche esempio mestiere per mestiere, l’elenco è nella pagina gestionale per mestiere.