Accord de traitement des données

Responsable du traitement : le client qui utilise Plannify (« vous »). Sous-traitant : Outline Digital, Via Dalmazia 36, Trani (BT), Italie, n° TVA IT08978680729 (« nous »). Objet : les traitements de données personnelles que nous effectuons pour votre compte afin de vous fournir Plannify, pendant toute la durée du compte.

Vos instructions sont le présent accord, les conditions et ce que vous faites dans le service : les fonctions que vous activez, les règles d’approbation, les demandes que vous adressez à l’équipe, les services que vous nous commandez. Nous n’utilisons pas vos données à d’autres fins, ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’IA. Si une instruction nous semblait contraire à la loi, nous vous le dirions.

Seules les personnes de Outline Digital qui en ont besoin (assistance que vous nous demandez, sécurité, maintenance) accèdent aux données ; elles sont tenues à la confidentialité et formées au traitement des données.

Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles de l’article 32 du RGPD décrites sur la page Sécurité et NIS2 : chiffrement en transit, chiffrement des identifiants, séparation des données par entreprise et par logiciel de gestion (chaque logiciel de gestion, à l’adresse plannify.it/gestionali/ suivie de son nom, est fermé et séparé des autres et de Plannify : données, accès et fichiers), accès administrateur par clé, mises à jour, sauvegardes, journalisation des événements, gestion des incidents. Nous les faisons évoluer au fil du temps sans réduire le niveau de protection.

Vous nous autorisez de manière générale à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants, liés par contrat aux mêmes obligations de protection :

Stripe traite les données de paiement des commandes de services Plannify en tant que responsable du traitement autonome ou pour notre compte, et non les données de vos logiciels de gestion et projets. Si nous ajoutons ou changeons un sous-traitant ultérieur, nous mettons à jour cette page et vous en informons au moins 30 jours à l’avance dans le tableau de bord ou par e-mail : si vous avez un motif fondé de vous y opposer, vous pouvez le faire pendant cette période et, si nous ne trouvons pas de solution, résilier sans pénalité.

Le fournisseur d’IA de votre clé (par exemple Anthropic, OpenAI, OpenRouter) et les services externes utilisés par votre projet, c’est vous qui les choisissez et les activez, avec votre propre compte. Plannify ne leur envoie les données nécessaires que lorsque les fonctions que vous avez choisies l’exigent. La relation avec ces fournisseurs, et les garanties de protection des données correspondantes, vous concernent, vous et eux. Si vous choisissez un cerveau sur votre ordinateur, les textes ne quittent pas l’ordinateur.

Nous et nos sous-traitants ultérieurs traitons les données dans l’Union européenne. Un transfert hors de l’UE n’a lieu que si vous choisissez un fournisseur ou un service établi hors de l’UE, sur votre instruction et avec les garanties de ce fournisseur (décision d’adéquation, cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou clauses contractuelles types).

Vous pouvez traiter vous-même de nombreuses demandes : consulter, rectifier, exporter et supprimer les données depuis votre logiciel de gestion ou votre projet. Si une personne concernée s’adresse à nous, nous vous transmettons sa demande sans délai et ne répondons pas à votre place. Nous vous aidons, dans une mesure raisonnable, pour les analyses d’impact et les consultations de l’autorité de contrôle, en vous fournissant les informations dont vous avez besoin sur le service.

Si nous découvrons une violation concernant vos données, nous vous la notifions dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, à l’adresse e-mail du compte, avec ce que nous savons : ce qui s’est passé, quelles données et combien de personnes concernées sont touchées, les conséquences probables et les mesures prises. Nous vous tenons informé au fur et à mesure, afin que vous puissiez notifier l’autorité de contrôle dans les 72 heures et informer les personnes concernées si nécessaire.

Vous pouvez à tout moment télécharger toutes les données avec « Télécharger vos données » (fichier JSON), y compris les enregistrements, les personnes et la liste des fichiers du logiciel de gestion en ligne. Lorsque vous supprimez un logiciel de gestion, un projet ou le compte, les données sont immédiatement effacées du service et disparaissent des sauvegardes dans un délai de 14 jours, à l’exception des données que la loi nous oblige à conserver (par exemple les factures des services que vous avez commandés). Les fichiers sur votre ordinateur restent sur votre ordinateur, chiffrés : la clé pour les rouvrir n’est fournie par Plannify qu’à votre compte ; après la suppression, ils ne peuvent donc plus être rouverts.

Nous vous fournissons les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord : description des mesures de sécurité, liste des sous-traitants ultérieurs, réponses aux questionnaires de sécurité raisonnables. Les audits sur place, s’ils sont nécessaires, sont convenus avec un préavis d’au moins 30 jours, pendant les heures ouvrables et sans accès aux données d’autres clients ; les frais sont à la charge de la partie qui les demande, sauf s’ils révèlent des manquements de notre part.

Vous disposez d’une base juridique pour les données que vous saisissez, vous informez les personnes concernées (y compris du fait que vous utilisez des outils d’IA, lorsque la loi l’exige), vous recueillez les consentements nécessaires (par exemple pour les messages promotionnels) et vous définissez les règles d’approbation de manière adaptée aux données que vous traitez.