Logiciel de gestion pour salle de sport : le guide

Une salle de sport vend de la récurrence : des abonnements mensuels ou annuels, des cartes de 10 ou 20 séances, des cours réservés semaine après semaine. Le chiffre d’affaires dépend moins des nouveaux membres que de ceux qui restent. Un studio de pilates à Lausanne avec 180 membres à 140 CHF par mois perd 1 680 CHF de revenu mensuel pour chaque douzaine de membres qui ne renouvellent pas.

La deuxième particularité, ce sont les places limitées. Un cours de spinning a 18 vélos, un cours de yoga 14 tapis, un créneau de CrossFit 12 personnes. Le logiciel doit savoir dire « complet » et gérer la liste d’attente, sinon c’est le coach qui gère les frustrations à l’entrée.

1. Les membres : coordonnées, date d’inscription, contact d’urgence, questionnaire de santé si vous en faites remplir un, objectifs, remarques du coach.
2. Les abonnements et cartes : type (mensuel, annuel, carte 10 séances, cours d’essai), date de début et de fin, séances restantes, gel pour blessure ou vacances.
3. Le planning des cours : horaires, coach, salle, nombre de places, inscrits, liste d’attente, présences.
4. Les paiements : ce qui a été payé, ce qui est dû, les échéances à venir. L’encaissement lui-même passe par votre terminal, votre banque ou votre prestataire de prélèvement.

Le tableau de bord idéal reprend ces quatre blocs en une page : abonnements qui expirent dans les 14 jours, cours de la journée avec le taux de remplissage, membres en retard de paiement, membres inactifs depuis 30 jours.

La plupart des membres ne partent pas sur un coup de tête. Ils viennent trois fois par semaine, puis deux, puis une, puis plus du tout, et ne renouvellent pas. Le signal est visible des semaines à l’avance dans les présences : encore faut-il les enregistrer et les regarder.

• repérez les membres sans présence depuis 21 ou 30 jours et écrivez-leur un message personnel, pas une publicité ;
• prévenez par e-mail deux semaines avant la fin d’un abonnement, avec une proposition claire de renouvellement ;
• proposez le gel d’abonnement en cas de blessure plutôt que de laisser partir le membre ;
• après un cours d’essai, relancez dans les 48 heures : c’est là que la décision se prend.

Un studio qui récupère cinq membres par mois grâce à ces relances garde, sur un an, l’équivalent d’une soixantaine de mois d’abonnement. C’est souvent plus que ce que rapporte une campagne publicitaire.

Pour les cours à places limitées, la réservation par les membres est très appréciée : elle évite les mauvaises surprises à l’entrée et donne au coach la liste des participants à l’avance. Pour une salle en accès libre, elle est inutile.

Si vous la mettez en place, fixez des règles simples : ouverture des réservations sept jours avant, annulation possible jusqu’à quatre heures avant, et une séance décomptée en cas d’absence non excusée. Ces règles doivent être écrites dans vos conditions, et appliquées de la même façon pour tout le monde.

Techniquement, la réservation par les membres demande une application ou un site accessible depuis leur téléphone : c’est un projet à part entière, qui doit être mis en ligne.

La gérante voit tout, chiffres compris. Un coach voit ses cours, la liste des inscrits, les remarques utiles (blessure au genou, enceinte de cinq mois) et peut cocher les présences depuis son téléphone. La personne à l’accueil vérifie qu’un abonnement est valide et inscrit un nouveau membre, sans forcément voir le chiffre d’affaires.

La plupart des petites salles démarrent avec un tableur des membres et un classeur des cartes de séances. Le passage se fait mieux en douceur, en profitant d’un moment calme : début juillet ou fin décembre plutôt que la rentrée de septembre.

1. Nettoyez la liste des membres : supprimez les doublons, archivez ceux qui sont partis depuis plus d’un an.
2. Saisissez d’abord les abonnements en cours avec leur date de fin et les séances restantes : c’est l’information qui fâche quand elle est fausse.
3. Reprenez le planning des cours de la semaine type, avec le nombre de places.
4. Pendant deux semaines, pointez les présences dans le logiciel et gardez le classeur en secours.
5. Montrez l’outil aux coachs en dix minutes, sur leur téléphone, avec leur propre cours.

Au bout d’un mois, comparez : combien d’abonnements arrivés à échéance ont été renouvelés, combien de membres inactifs ont été relancés. Ce sont ces deux chiffres qui disent si l’outil fait son travail.

Avec Plannify, vous décrivez votre salle : « studio de yoga et pilates, deux salles, 25 cours par semaine, abonnements mensuels et cartes 10 séances, je veux voir qui expire et qui ne vient plus ». Une équipe d’agents IA vous pose quelques questions, puis construit le logiciel sous vos yeux : membres, abonnements avec séances restantes, planning des cours avec places et présences, paiements dus, tableau de bord, rôles pour les coachs et l’accueil, e-mails automatiques avant l’échéance d’un abonnement.

Vous le faites évoluer en écrivant : « ajoute le gel d’abonnement », « envoie un e-mail aux membres absents depuis 30 jours ». La construction est gratuite avec l’IA de votre choix. Pour que les coachs y accèdent depuis leur téléphone, l’équipe Plannify le met en ligne sur un serveur avec votre domaine, sur demande et contre paiement. Si vous voulez aussi une application pour que vos membres réservent leurs cours, elle se construit comme un projet séparé : voir créer une app.