Werkstattsoftware für die Garage: Was wirklich zählt

Wenn eine Kundin anruft, sagt sie selten ihre Kundennummer. Sie sagt: «Der graue Octavia, ZH 123 456.» Eine gute Werkstattsoftware findet das Fahrzeug über das Kontrollschild in einer Sekunde und zeigt alles, was dazugehört: Halter, Marke und Modell, Fahrgestellnummer, Kilometerstand beim letzten Besuch, die letzten Arbeiten, offene Hinweise.

Wichtig ist die Trennung von Fahrzeug und Kunde. Ein Kunde kann mehrere Fahrzeuge haben, ein Fahrzeug kann den Halter wechseln, und bei Firmenfahrzeugen ist der Fahrer nicht der Rechnungsempfänger. Wer Fahrzeug und Kunde in einer einzigen Zeile führt, hat beim ersten Halterwechsel ein Durcheinander.

• Kontrollschild, Marke, Modell, Jahrgang, Fahrgestellnummer;
• Kilometerstand bei jedem Besuch;
• Verlauf aller Arbeiten mit Datum und Rechnungsbetrag;
• Hinweise für das nächste Mal: «Bremsen hinten bald fällig», «Kunde wünscht Originalteile»;
• nächster Service und nächste MFK.

Der Arbeitsauftrag ist das, was zwischen Annahme und Werkstatt hin und her geht. Er enthält, was der Kunde wünscht, was der Mechaniker findet, welche Teile gebraucht werden und was am Ende verrechnet wird.

Bewährt hat sich eine Tafel mit Spalten, eine pro Status:

• Angenommen
• In Diagnose
• Wartet auf Freigabe des Kunden
• Wartet auf Teile
• In Arbeit
• Fertig, Kunde informiert
• Abgeholt und verrechnet

Die Spalte «wartet auf Freigabe» ist besonders wichtig. Findet der Mechaniker mehr als geplant, muss der Kunde zustimmen, bevor gearbeitet wird. Halten Sie fest, wann und wie er zugestimmt hat. Das erspart Diskussionen bei der Abholung.

Wenn das Auto fertig ist, möchte der Kunde es wissen. Eine automatische E-Mail beim Statuswechsel auf «fertig» spart viele Telefonate und Rückfragen.

Service-Intervalle und die periodische Fahrzeugprüfung sind planbare Arbeit. Die Aufforderung zur MFK verschickt das Strassenverkehrsamt, aber viele Halter lassen das Fahrzeug von ihrer Garage vorbereiten und vorführen. Wer diese Termine kennt, kann die Kundschaft rechtzeitig ansprechen.

Dafür braucht es pro Fahrzeug zwei Daten: wann der nächste Service fällig ist (nach Datum oder Kilometern) und wann die nächste MFK ansteht, sofern der Kunde Ihnen das mitteilt. Eine Liste «fällig in den nächsten 60 Tagen» genügt, um jeden Monat eine Handvoll Kunden zu kontaktieren. Das füllt ruhige Wochen und bindet die Kundschaft.

Zweimal im Jahr steht halb die Schweiz vor der Garage: im Herbst auf Winterpneus, im Frühling zurück auf Sommerpneus. Wer Räder einlagert, braucht Ordnung, sonst sucht man im Oktober eine Stunde nach einem Satz Felgen.

• pro Radsatz: Fahrzeug, Dimension, Marke, Profiltiefe, Felgen ja oder nein;
• Lagerplatz mit eindeutiger Etikette, etwa Regal, Fach, Ebene;
• Zustand beim Einlagern, mit Foto bei Schäden;
• Hinweis, wenn Profil oder Alter einen Ersatz nahelegen;
• Liste aller eingelagerten Sätze, sortiert nach Lagerplatz, für die Saisonplanung.

Mit dieser Liste lassen sich im September alle Kundinnen und Kunden mit eingelagerten Winterpneus gezielt anschreiben, und die Termine verteilen sich besser über die Wochen.

Eine kleine Garage hat meist ein kleines Lager: Öl, Filter, Wischerblätter, Lampen, Bremsflüssigkeit, gängige Bremsbeläge. Der Rest wird pro Auftrag beim Teilehändler bestellt. Für das eigene Lager reichen Bestand, Mindestbestand und eine Bestellliste. Für bestellte Teile ist wichtig, dass sie am Auftrag hängen: Welches Teil, von wem, wann geliefert, zu welchem Preis.

Teilekataloge und Diagnosegeräte sind Spezialsysteme der Hersteller und Händler. Eine Werkstattsoftware muss sie nicht ersetzen. Es genügt, wenn die Teilenummer und der Preis im Auftrag festgehalten werden.

Viele Garagen haben ein oder zwei Ersatzwagen. Auch die brauchen einen Kalender, damit nicht zwei Kunden am gleichen Tag denselben Wagen versprochen bekommen. Bei der Annahme lohnt sich ein kurzes Protokoll: Kilometerstand, Tankfüllung, sichtbare Schäden mit Foto. Bei der Abholung zeigt eine kurze Zusammenfassung, was gemacht wurde und was als Nächstes ansteht. Das schafft Vertrauen und bringt den nächsten Auftrag.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Garage im Aargau übergibt bei jeder Abholung ein kurzes Blatt mit drei Zeilen, was gemacht wurde, was bald fällig ist und wann der nächste Service ansteht. Kunden rufen seltener nach, und die Hinweise führen regelmässig zu Folgeaufträgen.

Eine Garage kann nicht eine Woche schliessen, um die Software umzustellen. Bewährt hat sich ein schrittweises Vorgehen in ruhigen Wochen, also nicht mitten im Radwechsel im Oktober oder April.

1. Fahrzeuge zuerst. Übernehmen Sie Kunden und Fahrzeuge aus der bisherigen Liste, idealerweise per Import. Nicht alle Altdaten müssen mit; die aktiven Kunden der letzten zwei Jahre genügen.
2. Neue Aufträge nur noch in der Software. Ab einem Stichtag läuft jeder neue Auftrag über die Spaltentafel. Laufende Aufträge schliessen Sie auf dem alten Weg ab.
3. Werkstatt einbeziehen. Zeigen Sie den Mechanikern in zehn Minuten, wie sie Status wechseln, Fotos anhängen und Teile eintragen. Mehr brauchen sie am Anfang nicht.
4. Pneuhotel vor der Saison. Erfassen Sie Lagerplätze und Radsätze in einer ruhigen Woche vor dem Wechsel, nicht währenddessen.
5. Nach einem Monat prüfen. Welche Felder werden nie ausgefüllt? Weg damit. Was fehlt? Hinzufügen.

Die beste Kennzahl für den Erfolg ist einfach: Wie oft müssen Sie noch ins Büro gehen, um eine Frage der Kundschaft am Telefon zu beantworten? Wenn die Antwort fast nie lautet, arbeitet die Software für Sie.

Mit Plannify erzählen Sie, wie Ihre Garage arbeitet: wie viele Hebebühnen, welche Marken, ob Sie ein Pneuhotel führen, wer die Annahme macht. Das Team von KI-Agenten baut daraus eine Verwaltungssoftware mit Fahrzeugen, Suche nach Kontrollschild, Arbeitsaufträgen mit Ihren Status auf einer Spaltentafel, Service- und MFK-Daten mit einer Fälligkeitsliste, Pneuhotel mit Lagerplätzen und Teilen mit Mindestbestand.

Automatische Regeln fragen Sie in eigenen Worten an, etwa: «Wenn ein Auftrag auf fertig wechselt, E-Mail an den Kunden.» Ändern Sie etwas, schreiben Sie es in den Chat, zum Beispiel «füge das Feld Fahrgestellnummer hinzu». Mit «Rückgängig» geht es zurück, Ihre Daten bleiben.

Was Plannify nicht ist: keine Kasse, kein Zahlterminal, keine Buchhaltung, kein Diagnosesystem und kein SMS-Versand. Das Bauen ist gratis mit der KI Ihrer Wahl. Sollen Mechaniker und Annahme mit eigenen Zugängen arbeiten, stellt das Plannify-Team die Software auf Wunsch kostenpflichtig auf einem eigenen Server mit Ihrer Domain online. Weitere Beispiele finden Sie unter Branchensoftware nach Branche.