Lagerverwaltung im kleinen Geschäft: Excel oder Software?

Ein Veloladen in Thun, ein Bioladen in Basel, eine Papeterie in St. Gallen: Die Sortimente sind verschieden, die Fragen dieselben. Was habe ich da? Was geht zur Neige? Was muss ich bei wem bestellen? Was liegt seit Monaten herum?

Für diese Fragen braucht es keine Software aus der Logistik. Es reichen wenige Angaben pro Artikel:

• Bezeichnung und Artikelnummer, gern die des Lieferanten;
• Bestand, also wie viel aktuell da ist;
• Mindestbestand, unter dem Sie nachbestellen wollen;
• Lieferant mit Bestellweg und üblicher Lieferzeit;
• Einkaufs- und Verkaufspreis, damit Sie die Marge sehen;
• Lagerort, wenn Sie mehr als ein Regal haben.

Mit diesen Angaben können Sie die wichtigste Liste erstellen: alle Artikel, deren Bestand unter dem Mindestbestand liegt. Diese Liste ist Ihre Bestellung.

Excel ist für viele Läden ein guter Anfang. Eine Tabelle mit Artikel, Bestand und Mindestbestand, dazu eine bedingte Formatierung, die knappe Artikel rot färbt. Das funktioniert, solange drei Dinge zutreffen:

• nur eine Person pflegt die Liste;
• die Zahl der Artikel bleibt überschaubar, sagen wir unter ein paar hundert;
• Ware läuft nicht ab und hat keine Varianten wie Grösse oder Farbe.

Sobald zwei Personen gleichzeitig an der Datei arbeiten, entstehen Kopien. Sobald Sie wissen müssen, wann eine Ware abläuft, wird die Tabelle unübersichtlich. Und sobald Sie nachvollziehen wollen, warum der Bestand nicht stimmt, fehlt Excel die Geschichte: Es zeigt den Stand, aber nicht, wer wann was verändert hat.

Eine Lagersoftware führt nicht nur den Bestand, sondern die Bewegungen: Wareneingang, Verkauf, Eigenverbrauch, Bruch, Retoure. Der Bestand ergibt sich daraus. Stimmt er nicht, sehen Sie, wo der Fehler liegt.

Der Mindestbestand ist keine Gefühlssache. Eine einfache Faustregel: Wie viel verkaufen Sie in der Zeit, die der Lieferant zum Liefern braucht, plus eine Reserve für gute Wochen?

Fangen Sie mit einer Schätzung an und passen Sie nach einem Monat an. Wichtig ist, dass der Mindestbestand für die Artikel gesetzt ist, die wirklich zählen. Bei Ladenhütern braucht es keinen.

Lebensmittel, Kosmetik, Medikamente für Tiere oder Farben haben ein Ablaufdatum. Hier zählt nicht nur, wie viel da ist, sondern auch, wann es abläuft. Eine Software sollte Chargen oder Ablaufdaten pro Lieferung führen und eine Liste «läuft in den nächsten 30 Tagen ab» anzeigen. So können Sie rechtzeitig reduzieren, statt wegzuwerfen.

Kleider, Schuhe oder Velorahmen gibt es in Grössen und Farben. Jede Variante ist ein eigener Bestand. Wer nur «Wanderschuh Modell X: 14 Paar» führt, weiss nicht, dass Grösse 42 längst ausverkauft ist, während sechs Paar in 46 liegen.

Das ist die entscheidende Frage, die oft zu spät gestellt wird. Wenn Ihre Ladenkasse ein eigenes System ist, gibt es drei Möglichkeiten:

1. Die Kasse führt das Lager selbst. Viele Kassensysteme haben eine einfache Lagerverwaltung. Wenn sie Ihnen genügt, ist das der einfachste Weg.
2. Schnittstelle. Kasse und Lagersoftware tauschen Verkäufe automatisch aus. Bequem, aber nicht jede Kombination funktioniert. Fragen Sie beide Anbieter konkret.
3. Regelmässiger Import. Sie exportieren die Verkäufe aus der Kasse, etwa einmal am Tag oder pro Woche, und lesen sie in die Lagersoftware ein. Etwas Handarbeit, dafür unabhängig.

Bei kleinen Geschäften mit wenig Umschlag funktioniert auch ein vierter Weg: Bestände nur für die wichtigsten Artikel führen und den Rest bei der Inventur korrigieren.

Für den Jahresabschluss braucht Ihr Treuhandbüro den Wert des Warenlagers per Stichtag, meist den 31. Dezember. Dafür wird gezählt. Mit einer Lagerliste nach Lagerort geht das deutlich schneller: Regal für Regal, Zahl eintragen, Differenzen anschauen.

Zählen Sie zu zweit, eine Person zählt, die andere trägt ein. Grosse Differenzen bei einzelnen Artikeln weisen auf Fehler im Ablauf hin: Wareneingänge, die nicht erfasst werden, Eigenverbrauch, Bruch. Diese Erkenntnis ist oft wertvoller als die Zahl selbst.

• Alles auf einmal erfassen wollen. Beginnen Sie mit den 50 Artikeln, die am meisten Umsatz bringen. Der Rest kommt später oder nie.
• Wareneingänge nicht erfassen. Der häufigste Grund für falsche Bestände. Machen Sie es zur Regel: Lieferung auspacken heisst Lieferung erfassen.
• Zu viele Lagerorte. Wer jeden Karton einzeln verortet, gibt nach zwei Wochen auf. Regal oder Raum reicht meist.
• Keine Verantwortung. Wenn alle zuständig sind, ist es niemand. Eine Person schaut einmal pro Woche auf die Bestellliste.

Ein Hinweis zum Schluss: Schauen Sie einmal im Quartal auf die Artikel, die sich in den letzten sechs Monaten nicht bewegt haben. Diese Liste ist unangenehm, aber lehrreich. Darin steckt Geld, das im Regal liegt, statt in der Kasse. Ein Aktionstisch, ein Paketpreis oder die Rückgabe an den Lieferanten machen oft mehr Platz frei als jede neue Regalwand.

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Plannify ist keine Ladenkasse und nimmt keine Zahlungen entgegen. Verkäufe aus Ihrer Kasse kommen per Import ins Lager oder werden erfasst. Ob ein Import aus Ihrem Kassensystem möglich ist, hängt vom Export der Kasse ab. Fragen Sie im Chat nach, und testen Sie es mit echten Daten. Die Software braucht eine Internetverbindung.

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