Software für Coiffeursalons: Was sie können muss

Der Terminkalender ist das Herz jedes Salons. Das Terminbuch aus Papier hat nur einen echten Fehler: Es rechnet nicht. Es weiss nicht, dass Färben mit Schneiden und Föhnen gut zwei Stunden dauert und ein Herrenschnitt dreissig Minuten. Und es merkt nicht, wenn drei Kundinnen auf zwei Stühlen eingetragen sind.

Ein guter Kalender startet bei den Dienstleistungen mit ihrer Dauer. Tragen Sie «Strähnen und Schnitt» für Frau Meier um 9 Uhr ein, blockiert er automatisch die richtige Zeit. Er kennt Öffnungszeiten, Ruhetage und die Zahl der Plätze oder Mitarbeitenden. Sind zwei Personen im Salon, nimmt er zwei Kundinnen gleichzeitig an und lehnt die dritte ab.

• Dauer und Preis pro Dienstleistung, einfach anpassbar bei neuer Preisliste;
• unterschiedliche Zeiten pro Tag, etwa Abendverkauf am Donnerstag und Montag geschlossen;
• Kalender pro Mitarbeiterin, damit jede ihren Tag sieht;
• keine Doppelbuchungen: Ist der Platz besetzt, sagt es das System sofort;
• Tages- und Wochenansicht, die auch auf einem kleinen Bildschirm lesbar ist.

Ein Punkt, an dem viele Programme scheitern, ist die Einwirkzeit. Während die Farbe wirkt, ist der Stuhl besetzt, aber die Coiffeuse hat die Hände frei. Viele Salons schieben in dieser Zeit einen Schnitt ein. Wenn das bei Ihnen Alltag ist, prüfen Sie genau diesen Fall, bevor Sie sich entscheiden.

Die Kundenkarte ist das Gedächtnis des Salons. Sie hat eine Aufgabe: Wenn eine Kundin nach acht Wochen sagt «wie letztes Mal», wissen Sie, was letztes Mal war, auch wenn eine Kollegin sie bedient hat.

• Name, Telefonnummer und, mit Einverständnis, E-Mail-Adresse;
• Verlauf der Termine: was wann gemacht wurde und von wem;
• technische Notizen: Farbrezept, Mischverhältnis, Einwirkzeit, verwendete Produkte;
• Vorlieben und Hinweise: empfindliche Kopfhaut, gemeldete Unverträglichkeiten, Lieblingszeiten;
• Umsatz und allfällige offene Beträge, etwa ein nicht eingelöster Gutschein.

Nicht zwingend, aber sie entlastet. Jeder Anruf während eines Schnitts ist eine Unterbrechung, und viele Kundinnen buchen am liebsten abends um zehn, wenn der Salon zu ist. Eine Online-Buchung zeigt nur freie Zeiten, kennt die Dauer der Dienstleistungen und schickt eine Bestätigung per E-Mail.

Zwei Fragen sollten Sie vorab klären. Erstens: Läuft die Buchung über Ihre eigene Seite oder über einen Marktplatz? Marktplätze bringen neue Kundschaft, verlangen dafür aber oft Gebühren oder Provisionen und stellen Ihren Salon neben die Konkurrenz. Zweitens: Welche Dienstleistungen dürfen online gebucht werden? Eine Farbkorrektur oder eine Brautfrisur bespricht man besser zuerst persönlich.

Mehr zu Kriterien, Kosten und No-Shows lesen Sie im Artikel Online-Terminbuchung für KMU.

Ein leerer Stuhl lässt sich nicht nachholen. Die einfachste Massnahme ist eine Erinnerung am Vortag. Sie senkt das Vergessen und gibt der Kundin die Gelegenheit, rechtzeitig abzusagen, damit Sie den Termin neu vergeben können.

Achten Sie darauf, über welchen Kanal die Erinnerung geht. Manche Lösungen versenden SMS, oft gegen Aufpreis pro Nachricht, andere E-Mails. E-Mail ist günstig und zuverlässig, wird aber bei älterer Kundschaft manchmal übersehen. Wichtig ist, dass die Nachricht klar als Ihr Salon erkennbar ist und eine Absage einfach möglich bleibt.

Wenn Sie Ausfallgebühren verlangen möchten, muss die Kundin die Regel vor der Buchung kennen, etwa in den Buchungsbedingungen. Formulieren Sie sie freundlich und klar, und lassen Sie sie im Zweifel prüfen.

Ein Salon hat zwei Arten von Ware: Verbrauchsmaterial für die Arbeit (Farbtuben, Oxidant, Profi-Shampoo) und Verkaufsprodukte für die Kundschaft (Masken, Öle, Stylingprodukte). Wenn am Samstagnachmittag der meistverlangte Farbton fehlt, ist das ärgerlich und vermeidbar.

Ein grosses Lagerprogramm brauchen Sie nicht. Es reichen der aktuelle Bestand, ein Mindestbestand, unter dem Sie gewarnt werden, und eine Liste «nachbestellen», die Sie beim nächsten Vertreterbesuch öffnen. Die Grundsätze dazu stehen im Artikel Lagerverwaltung für kleine Geschäfte.

In den meisten Salons bezahlt die Kundschaft bar, mit Karte oder mit TWINT. Dafür braucht es ein Zahlterminal oder eine Kassenlösung. Viele Salonprogramme bringen eine Kasse mit, andere nicht. Beides kann funktionieren, solange klar ist, wo der Tagesumsatz festgehalten wird.

Für die Buchhaltung brauchen Sie am Monatsende saubere Zahlen: Umsatz nach Dienstleistungen und Produkten, getrennt nach Mehrwertsteuersatz, falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. Ob Ihr Salon über der Umsatzgrenze liegt und wie die Abrechnung läuft, klären Sie mit Ihrem Treuhandbüro.

Viele Salons arbeiten mit Stuhlmiete oder Umsatzbeteiligung. Wenn das bei Ihnen so ist, sollte die Software den Umsatz pro Person ausweisen können. Die Lohnabrechnung selbst gehört in ein Lohnprogramm oder zum Treuhänder.

Weil der Computer im Salon an der Theke steht und Sie am Stuhl. Die Kundin, die beim Gehen gleich den nächsten Termin will, wartet nicht, bis Sie mit nassen Händen zur Theke laufen. Und am Sonntagabend wollen Sie den Montag anschauen, ohne in den Salon zu fahren.

Der einfachste Test: Öffnen Sie den Kalender auf dem Handy und tragen Sie mit einer Hand einen Termin ein. Gelingt das in einer halben Minute, ist die Lösung alltagstauglich. Lassen Sie dann eine Mitarbeiterin oder die Lernende das Gleiche tun, ohne Erklärung. Muss sie fünfmal nachfragen, wird die Software im Alltag nicht genutzt.

Mit Plannify beschreiben Sie Ihren Salon in eigenen Worten: wie viele Sie sind, welche Dienstleistungen Sie anbieten, was Sie im Griff haben wollen. Das Team von KI-Agenten stellt die Fragen Ihrer Branche und baut daraus Ihre Verwaltungssoftware, mit einigen Beispieldaten zum Ausprobieren.

Typische Bausteine, die Sie anfragen können: ein Terminkalender pro Mitarbeiterin mit Dienstleistungsdauer und Einwirkzeiten, die Kundenkarte mit Farbrezept, Produkte mit Mindestbestand und Warnung, die Erinnerung am Vortag per E-Mail. Wenn die Software online gestellt ist, können sich Kundinnen registrieren und selbst Termine buchen. Das sind Beispiele: Welche Bereiche es gibt, entscheiden Sie.

Was Plannify nicht ist: keine Ladenkasse, kein Zahlterminal, kein SMS- oder WhatsApp-Versand, keine Buchhaltung und keine Lohnabrechnung. Zahlungen nimmt die Software nicht selbst entgegen, und ohne Internet funktioniert sie nicht. Das Bauen ist gratis mit der KI Ihrer Wahl. Soll Ihr Team mit eigenen Zugängen arbeiten, stellt das Plannify-Team die Software auf Wunsch kostenpflichtig auf einem eigenen Server mit Ihrer Domain online. Mehr dazu unter Branchensoftware erstellen.