Auftragsverwaltung für Handwerker: Offerte bis Rechnung

In vielen kleinen Betrieben sieht der Ablauf so aus: Die Offerte entsteht in Word, die Auftragsbestätigung per E-Mail, die Stunden stehen auf Rapportzetteln im Lieferwagen, und die Rechnung schreibt die Inhaberin am Samstag im Büro. Jeder Schritt funktioniert für sich. Zusammen verlieren sie Informationen.

Das kostet Geld an Stellen, die man nicht sofort sieht: Die zusätzliche Stunde für die verlegte Leitung wird nicht verrechnet, weil sie nur auf einem Zettel stand. Das Material aus dem eigenen Lager fehlt auf der Rechnung. Eine Offerte bleibt drei Wochen ohne Nachfassen liegen, und der Kunde hat inzwischen jemand anderen beauftragt.

Eine Auftragsverwaltung führt diese Schritte an einem Ort zusammen. Jeder Auftrag hat eine Akte, in der Offerte, Rapporte, Fotos, Material und Rechnung zusammen liegen.

1. Anfrage. Kunde, Adresse, was gewünscht ist, eventuell Fotos. Schon hier lohnt sich ein Status: neu, Besichtigung vereinbart, Offerte in Arbeit.
2. Offerte. Positionen mit Menge, Einheit und Preis, Material und Arbeitsstunden getrennt, Mehrwertsteuer ausgewiesen. Wichtig: ein Datum, bis wann die Offerte gilt, und eine Erinnerung zum Nachfassen.
3. Auftrag. Aus der angenommenen Offerte wird ein Auftrag, ohne alles neu abzutippen. Er bekommt einen Termin, eine verantwortliche Person und eine Baustelle.
4. Ausführung und Rapport. Stunden pro Person, verbrauchtes Material, Fotos vorher und nachher, Zusatzarbeiten mit Vermerk, im Idealfall die Unterschrift des Kunden.
5. Rechnung. Aus Offerte und Rapporten entsteht die Rechnung, bei grösseren Aufträgen erst Akonto-Rechnungen, dann die Schlussrechnung.
6. Zahlung und Garantie. Offene Posten im Blick, Mahnung bei Bedarf, und die Garantiefrist notiert, damit Sie bei einer Reklamation sofort wissen, was gilt.

Status sind das unscheinbarste und wichtigste Element. Sie beantworten die Frage, die sich jeder Inhaber am Montagmorgen stellt: Wo stehen wir? Bewährt haben sich fünf bis acht Status, nicht mehr.

• Anfrage
• Offeriert
• Bestätigt
• In Arbeit
• Wartet auf Material oder Kunde
• Fertig, noch nicht verrechnet
• Verrechnet
• Abgelehnt oder storniert

Am meisten bringt eine Tafel mit Spalten, eine pro Status, auf der jeder Auftrag als Karte liegt. Ein Blick genügt, und Sie sehen, dass sechs Aufträge fertig, aber nicht verrechnet sind. Diese Spalte ist bares Geld.

Der Arbeitsrapport ist die Grundlage jeder ehrlichen Rechnung. Er funktioniert nur, wenn er dort entsteht, wo die Arbeit passiert: auf der Baustelle, im Keller, auf dem Dach. Was abends aus dem Gedächtnis nachgetragen wird, ist ungenau, und was am Freitag nachgetragen wird, fehlt.

• Stunden pro Person und Tag, mit Beginn und Ende oder als Dauer;
• Material aus dem Lager oder direkt beim Händler bezogen, mit Menge;
• Fotos vor, während und nach der Arbeit, vor allem bei Dingen, die später verdeckt sind;
• Zusatzarbeiten, klar als solche markiert, idealerweise vom Kunden bestätigt;
• Unterschrift des Kunden oder der Bauleitung auf dem Handy.

Viele Betriebe unterscheiden zwischen Arbeiten nach Offerte und Regiearbeiten nach Aufwand. Für Regiearbeiten ist der unterschriebene Regierapport besonders wichtig, denn er ist im Streitfall Ihr Beleg.

Das Handy ist dafür das richtige Werkzeug, aber nur, wenn die Bedienung einfach ist. Grosse Tasten, wenige Felder, Fotos mit einem Tipp. Wer mit Handschuhen arbeitet, tippt keine langen Formulare.

Bei einer Baufirma oder einem grösseren Handwerksbetrieb kommen Dinge dazu, die ein Ein-Mann-Betrieb selten braucht:

• Baustellen als eigene Einheit, mit mehreren Aufträgen, Bauleitung, Plänen und Fotos;
• Einsatzplanung: wer ist diese Woche auf welcher Baustelle, welcher Lieferwagen, welche Maschine;
• Subunternehmer mit ihren Aufträgen, Unterlagen und Fristen;
• Ausmass und Akonto: Teilrechnungen nach Baufortschritt, damit die Liquidität stimmt;
• Mängel und Garantie: Mängelliste bei der Abnahme und Notizen zu Garantiefristen.

Viele Bauverträge in der Schweiz beziehen sich auf die SIA-Norm 118. Welche Fristen und Regeln in Ihrem Vertrag konkret gelten, steht im Vertrag selbst. Die Software sollte es Ihnen leicht machen, diese Daten pro Auftrag festzuhalten und rechtzeitig daran zu erinnern.

In der Schweiz ist die QR-Rechnung der Standard für Einzahlungen. Sie enthält einen Zahlteil mit Swiss QR Code, den der Kunde in seiner Banking-App scannt. Für Sie hat das einen grossen Vorteil: Mit einer QR-Referenz lassen sich Zahlungen eindeutig einer Rechnung zuordnen.

Es gibt zwei gängige Wege. Entweder erstellt Ihre Auftragsverwaltung die Rechnung samt QR-Teil, oder sie liefert die Daten an Ihre Buchhaltungssoftware, die das übernimmt. Beide Wege funktionieren. Wichtig ist, dass die Positionen nicht von Hand ein zweites Mal eingetippt werden müssen.

Viele Handwerksbetriebe schreiben gute Offerten und hören dann nichts mehr. Der häufigste Grund ist nicht der Preis, sondern dass niemand nachfragt. Ein Kunde, der drei Offerten für ein neues Bad eingeholt hat, ist oft dankbar für einen Anruf nach zehn Tagen: Er hat Fragen, die er sonst nie gestellt hätte.

Eine Auftragsverwaltung hilft mit einer einfachen Liste: alle Offerten im Status «offeriert», die älter als eine Woche sind. Wer diese Liste jeden Montag durchgeht, gewinnt erfahrungsgemäss mehr Aufträge als mit jedem Rabatt. Notieren Sie zusätzlich den Grund, wenn eine Offerte abgelehnt wird. Nach einem Jahr wissen Sie, ob Sie zu teuer, zu langsam oder einfach zu spät waren.

Für einen Betrieb mit einer Person und zehn Aufträgen im Monat: oft ja. Eine Tabelle mit Kunde, Auftrag, Status und Betrag ist besser als keine Übersicht. Excel stösst an Grenzen, sobald mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, Rapporte von unterwegs kommen, Fotos dazugehören oder Sie an Fristen erinnert werden wollen. Spätestens wenn Sie die Frage «welche Aufträge sind fertig, aber nicht verrechnet?» nicht in zehn Sekunden beantworten können, ist es Zeit für mehr.

Mit Plannify beschreiben Sie Ihren Betrieb: Sanitär, Elektro, Maler, Schreinerei, Gartenbau oder Baufirma, wie viele Leute, wie heute Offerten und Rapporte laufen. Das Team von KI-Agenten baut daraus Ihre Verwaltungssoftware mit Ihren Begriffen: Kunden, Baustellen, Offerten, Aufträge mit Ihren Status und einer Spaltentafel, Rapporte mit Stunden, Material, Fotos und Unterschrift vor Ort, Rollen fürs Team, damit Monteure nur ihre Aufträge sehen.

Einen Rechnungsbereich können Sie beim Team anfragen, so wie Sie ihn brauchen. Wenn Sie Rechnungen mit QR-Teil möchten, sagen Sie das ausdrücklich, und prüfen Sie das Ergebnis vor dem ersten Versand sorgfältig mit Ihrer Bank und Ihrem Treuhandbüro. Viele Betriebe fahren gut damit, die Rechnung weiterhin in der Buchhaltungssoftware zu erstellen und aus Plannify nur die Daten zu übernehmen.

Was Plannify nicht macht: Buchhaltung, Lohnabrechnung, Zahlungseingang, SMS-Versand und Arbeit ohne Internetverbindung. Gebaut wird gratis mit der KI Ihrer Wahl; das Online-Stellen für das ganze Team auf einem eigenen Server mit Ihrer Domain übernimmt das Plannify-Team auf Wunsch gegen Bezahlung. Den Einstieg zeigt Branchensoftware erstellen.