Treuhandbüro organisieren: Fristen, Pendenzen, Mandate

Die Buchhaltung selbst ist in den meisten Büros gut gelöst. Was fehlt, ist die Organisation drumherum. Wer hat die Belege für das zweite Quartal geschickt, wer nicht? Für welche Mandanten wurde Fristerstreckung beantragt, und bis wann? Welche Pendenzen hat die Kollegin, die nächste Woche in den Ferien ist?

Diese Fragen werden oft mit einer Mischung aus Outlook-Kalender, Excel-Listen, Post-its und Gedächtnis beantwortet. Das funktioniert, bis jemand krank wird oder das Büro wächst. Dann gehen Fristen unter, und Mandanten erhalten Mahnungen, die vermeidbar gewesen wären.

• Stammdaten: Name, Rechtsform, Kontaktperson, Kanton, Ansprechpartner im Büro;
• Mandate: Buchhaltung, Mehrwertsteuer, Lohn, Steuererklärung, Jahresabschluss, Revision;
• Abrechnungsart der Mehrwertsteuer und Periodizität, sofern mehrwertsteuerpflichtig;
• Honorar: pauschal oder nach Aufwand, mit Stundensatz;
• Status pro Mandat und Jahr: Unterlagen angefordert, eingegangen, in Arbeit, zur Kontrolle, abgeschlossen;
• Notizen und Vereinbarungen, etwa «Belege kommen immer per Post».

Der Status pro Mandat ist der wichtigste Teil. Er beantwortet die Frage, die sich jeden Morgen stellt: Was ist offen, und bei wem liegt der Ball, bei uns oder beim Mandanten?

Fristen sind das Rückgrat eines Treuhandbüros. Die meisten wiederholen sich jedes Jahr oder jedes Quartal, und genau deshalb lassen sie sich gut planen.

• Mehrwertsteuer-Abrechnungen je nach Periodizität des Mandanten, mit Einreichungs- und Zahlungsfrist;
• Steuererklärungen natürlicher und juristischer Personen, deren ordentliche Fristen je nach Kanton unterschiedlich sind;
• Fristerstreckungen, die beantragt wurden, mit neuem Datum;
• Lohnmeldungen an Ausgleichskasse, Unfallversicherung und weitere Stellen;
• Jahresabschluss und Generalversammlung bei Aktiengesellschaften und GmbH;
• interne Fristen, etwa «Unterlagen anfordern sechs Wochen vor Abgabe».

Wertvoll ist vor allem die interne Vorfrist. Wer die Unterlagen erst drei Tage vor Ablauf anfordert, arbeitet unter Druck. Eine automatische Erinnerung einige Wochen vorher verteilt die Arbeit gleichmässiger über das Jahr.

Die Pendenzenliste ist ein Schweizer Klassiker, und oft eine lange Liste, die niemand mehr ansieht. Damit sie funktioniert, braucht jede Pendenz drei Dinge: wer zuständig ist, bis wann, und zu welchem Mandanten sie gehört.

1. Jede Person sieht beim Öffnen zuerst ihre eigenen Pendenzen, sortiert nach Fälligkeit.
2. Überfällige Pendenzen sind rot und stehen oben.
3. Pendenzen hängen am Mandanten, damit beim Telefonat alles Offene sichtbar ist.
4. Erledigte Pendenzen verschwinden aus der Ansicht, bleiben aber im Verlauf.
5. Bei Ferien oder Krankheit lassen sich Pendenzen mit wenigen Klicks übergeben.

Für jede Steuererklärung oder jeden Abschluss braucht es eine Reihe von Unterlagen: Lohnausweise, Bankauszüge, Bescheinigungen der Säule 3a, Belege, Kontoauszüge, Zinsausweise. Eine Checkliste pro Mandant und Jahr zeigt, was eingegangen ist und was fehlt.

Daraus ergibt sich eine einfache Nachfassliste: alle Mandanten, bei denen nach drei Wochen noch Unterlagen fehlen, mit der Liste der fehlenden Dokumente. Eine freundliche E-Mail mit genau dieser Liste wirkt besser als jede allgemeine Erinnerung.

Wer nach Aufwand abrechnet, braucht eine Zeiterfassung pro Mandat und Tätigkeit. Auch bei Pauschalen lohnt sie sich: Sie zeigt, welche Mandate sich lohnen und welche nicht. Viele Büros entdecken so, dass einzelne Pauschalmandate seit Jahren deutlich mehr Zeit brauchen als vereinbart.

Die Erfassung sollte so einfach wie möglich sein: Mandant wählen, Tätigkeit wählen, Dauer eintragen. Wer am Freitag die ganze Woche nachträgt, schätzt, und Schätzungen sind fast immer zu tief.

Die Monate nach Neujahr sind in vielen Treuhandbüros die anstrengendsten. Wer im Herbst plant, erlebt den Frühling ruhiger. Bewährt hat sich ein einfacher Ablauf:

1. Im November die Liste der Mandanten mit Steuererklärung prüfen: Wer ist neu, wer ist weggefallen, wo hat sich die Situation geändert, etwa durch Heirat, Umzug in einen anderen Kanton oder Liegenschaftskauf?
2. Im Januar die Unterlagen anfordern, mit einer persönlichen Checkliste pro Mandant statt einer allgemeinen Liste für alle.
3. Ab Februar wöchentlich die Nachfassliste durchgehen und fehlende Unterlagen gezielt nachfordern.
4. Frühzeitig entscheiden, für welche Mandanten Fristerstreckung beantragt wird, und die neuen Daten sofort in der Fristenliste nachführen.
5. Nach der Saison kurz auswerten: Welche Mandate haben am meisten Zeit gekostet und warum?

Dieser Ablauf funktioniert auch mit Papier und Excel. Mit einer Software, die Status, Fristen und Checklisten verbindet, sehen Sie aber jederzeit auf einen Blick, wo jedes Mandat steht, auch wenn eine Kollegin krank ist.

Treuhandbüros und Kanzleien arbeiten mit Finanzdaten, Lohndaten und teilweise Gesundheitsangaben. Bei der Wahl einer Software sind deshalb drei Fragen zentral: Wo werden die Daten gespeichert? Wer hat Zugriff, auch beim Anbieter? Wie bekommen Sie alles wieder heraus?

Zugriffsrechte im Team sind ebenso wichtig. Nicht jede Mitarbeitende muss Lohndaten aller Mandanten sehen. Für Anwaltskanzleien kommen berufsrechtliche Pflichten dazu, die Sie mit Ihrer Standesorganisation klären sollten.

Ein oft übersehener Punkt ist der Versand von Unterlagen per E-Mail. Wer Lohnausweise und Steuerunterlagen unverschlüsselt hin und her schickt, schafft ein Risiko, das keine Software im Büro auffängt. Klären Sie mit Ihren Mandanten einen sicheren Weg für vertrauliche Dokumente.

Plannify ersetzt Ihre Buchhaltungs-, Steuer- oder Lohnsoftware nicht und will das auch nicht. Es baut die Organisation darum herum. Sie beschreiben, wie Ihr Büro arbeitet, und das Team von KI-Agenten baut eine Verwaltungssoftware mit Mandanten und Mandaten, Status pro Jahr, Fristenliste mit Vorfristen, Pendenzen pro Person, Unterlagen-Checklisten, Zeiterfassung pro Mandat und Rollen, die festlegen, wer was sieht.

Automatische Regeln formulieren Sie in eigenen Worten, etwa: «Sechs Wochen vor jeder Frist eine Pendenz für den zuständigen Sachbearbeiter.» Erinnerungen an Mandanten gehen per E-Mail. Ihr Projekt liegt verschlüsselt auf Ihrem Computer; soll das ganze Team darauf zugreifen, stellt das Plannify-Team die Software auf Wunsch kostenpflichtig auf einem eigenen Server mit Ihrer Domain online.

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