Software fürs Fitnessstudio: Mitglieder und Abos

Ein Studio mit 1’500 Mitgliedern, Geräten und Drehkreuz hat andere Bedürfnisse als ein Pilates-Studio mit vier Kursen am Tag oder ein Personal-Training-Studio mit zwei Trainern. Bevor Sie Software vergleichen, beantworten Sie drei Fragen:

1. Wie kommen Mitglieder hinein? Freies Training zu Öffnungszeiten, nur gebuchte Kurse oder Einzeltermine?
2. Wie zahlen sie? Jahresabo, Monatsabo, 10er-Abo, Einzeleintritt oder Mischformen?
3. Wer arbeitet mit? Nur Sie, eine Theke mit wechselnden Aushilfen oder mehrere Trainer mit eigenen Kunden?

Die Antworten bestimmen, ob Sie eher eine Mitgliederverwaltung, eine Kursbuchung oder einen Terminkalender brauchen. Viele kleine Studios brauchen etwas von allen dreien, aber jeweils in einfacher Form.

• Kontaktdaten und Notfallkontakt;
• aktuelles Abo mit Beginn, Ende und Preis;
• Verlauf früherer Abos und Unterbrüche;
• Eintritte oder besuchte Kurse;
• Notizen zum Training, etwa Ziele oder Einschränkungen, mit Einverständnis;
• offene Beträge und Zahlungsart.

Abos sind der Kern des Geschäfts und die häufigste Quelle für Ärger. Ein Mitglied, das sein Abo für abgelaufen hält, während das Studio von einer automatischen Verlängerung ausgeht, wird selten ein zufriedenes Mitglied. Klare Regeln und eine Software, die sie konsequent anwendet, helfen beiden Seiten.

• Zeitabos mit Beginn und Ende, etwa 3, 6 oder 12 Monate;
• Mehrfachkarten mit einer Anzahl Eintritte, etwa ein 10er-Abo, mit Restguthaben auf einen Blick;
• Verlängerung: automatisch oder nur auf Wunsch, mit Hinweis rechtzeitig vor Ablauf;
• Unterbruch: bei Krankheit, Unfall, Schwangerschaft oder Militärdienst, oft gegen Nachweis, mit Verschiebung des Enddatums;
• Kündigung: Frist und Form, so wie in Ihren Bedingungen festgehalten.

Besonders nützlich ist eine Liste «läuft in den nächsten 30 Tagen ab». Wer dort steht, bekommt eine freundliche Erinnerung oder ein kurzes Gespräch an der Theke. Das ist günstiger, als später neue Mitglieder zu gewinnen.

Ein Rechenbeispiel zeigt, warum sich das lohnt: Ein Studio mit 300 Mitgliedern und einem Jahresabo von CHF 900 verliert mit jedem Mitglied, das nicht verlängert, diesen Betrag. Wenn eine Erinnerung und ein kurzes Gespräch nur fünf zusätzliche Verlängerungen pro Jahr bringen, sind das CHF 4’500. Das ist mehr, als viele kleine Studios für ihre gesamte Software ausgeben.

Viele Mitglieder in der Schweiz fragen nach einer Bestätigung für ihre Krankenkasse, weil manche Zusatzversicherungen an Fitnessabos beitragen, etwa bei Studios mit einem anerkannten Qualitätslabel. Ob und wie viel bezahlt wird, entscheidet die Versicherung. Für Sie zählt, dass Sie Abo, Zeitraum und Betrag schnell und korrekt bestätigen können.

Für Yoga, Pilates, Spinning oder Functional Training ist die Kursbuchung oft wichtiger als alles andere. Ein Raum hat zwölf Matten oder zwanzig Velos, und kein Mitglied soll umsonst kommen.

• Kursplan pro Woche mit Trainerin, Raum und maximaler Teilnehmerzahl;
• Anmeldung und Abmeldung durch das Mitglied, mit Frist;
• Warteliste, die bei einer Abmeldung nachrückt;
• Anwesenheitsliste für die Trainerin;
• Abzug vom 10er-Abo bei Teilnahme oder später Abmeldung, je nach Ihren Regeln.

Wenn Kurse ausfallen, etwa wegen Krankheit der Trainerin, sollten alle Angemeldeten sofort benachrichtigt werden. Eine E-Mail an alle Teilnehmenden mit einem Klick erspart viel Ärger.

Grosse Studios mit langen Öffnungszeiten oder Zugang ohne Personal brauchen ein Zutrittssystem mit Badge, Karte oder App. Das ist Hardware mit eigener Software, oft vom Hersteller des Drehkreuzes. Ob Ihre Mitgliederverwaltung damit verbunden werden kann, klären Sie direkt mit beiden Anbietern.

Kleine Studios mit Personal an der Theke kommen oft mit einem einfachen Check-in aus: Mitglied suchen, Eintritt bestätigen, fertig. So sehen Sie trotzdem, wer wie oft kommt, und bei Mehrfachkarten wird der Eintritt abgezogen.

In der Schweiz zahlen viele Mitglieder ihr Jahresabo per Rechnung mit QR-Code, andere an der Theke mit Karte oder TWINT, wieder andere monatlich. Prüfen Sie, welche dieser Wege Ihre Software unterstützt und welche ein separates System übernimmt. Wichtig ist, dass Sie jederzeit sehen, welche Abos bezahlt sind und welche nicht.

Ob Fitnessabos bei Ihnen der Mehrwertsteuer unterliegen und mit welchem Satz, hängt von Ihrem Angebot ab. Klären Sie das mit Ihrem Treuhandbüro.

Viele neue Mitglieder beginnen mit einem Probetraining. Wer danach nicht innerhalb weniger Tage nachfasst, verliert einen guten Teil davon. Trotzdem landen Interessenten in vielen Studios auf einem Zettel an der Theke oder in einem E-Mail-Postfach, das niemand systematisch durchgeht.

Eine kleine Liste mit Status hilft: Anfrage, Probetraining vereinbart, Probetraining absolviert, Angebot gemacht, Mitglied geworden oder nicht interessiert. Dazu das Datum des letzten Kontakts und eine Notiz, warum sich jemand nicht entschieden hat. Nach einigen Monaten sehen Sie, welche Kanäle neue Mitglieder bringen und wo Interessenten abspringen, etwa wegen des Preises, der Öffnungszeiten oder der Kursauswahl.

Dasselbe gilt für ehemalige Mitglieder. Wer nach Ablauf nicht verlängert hat, freut sich manchmal nach einigen Monaten über eine persönliche Einladung, etwa zu einem neuen Kurs. Respektieren Sie dabei, wenn jemand keine Nachrichten mehr möchte.

Mit Plannify beschreiben Sie Ihr Studio: welche Abos es gibt, welche Kurse, wie viele Plätze, wer an der Theke steht. Das Team von KI-Agenten baut daraus Ihre Verwaltungssoftware, zum Beispiel mit Mitgliedern und Abos samt Unterbruch und Restguthaben, einer Liste der bald ablaufenden Abos, einem Kursplan mit Plätzen und Warteliste, einem einfachen Check-in an der Theke und Rollen für Trainerinnen und Theke.

Wenn die Software online gestellt ist, können sich Mitglieder registrieren, ihre Kurse selbst buchen und sehen nur ihre eigenen Daten. Benachrichtigungen gehen per E-Mail. Eine Vorlage für die Abo-Bestätigung können Sie anfragen; prüfen Sie den Inhalt mit den Angaben, die Ihre Mitglieder von der Krankenkasse erhalten.

Was Plannify nicht macht: Zahlungen einziehen, Drehkreuze oder Badges steuern, Buchhaltung, Lohn, SMS-Versand oder Betrieb ohne Internet. Gebaut wird gratis mit der KI Ihrer Wahl. Das Online-Stellen auf einem eigenen Server mit Ihrer Domain übernimmt das Plannify-Team auf Wunsch gegen Bezahlung. Mehr unter Branchensoftware erstellen.